No importa si eres emprendedor o si trabajas en recursos humanos; saber cómo se forma correctamente un expediente laboral te va a salvar de muchos problemas. Por esa razón, a continuación te vamos a explicar todos los documentos que debes de tener desde un inicio con tus empleados y trabajadores.
¿Qué debe contener un expediente laboral?
Los humanos amamos la burocracia, especialmente porque nos ayuda a organizar mejor la información y acceder a ella de mejor forma cuando se es necesario. Así pues, organizar los expedientes laborales de los empleados es indispensable para mejorar la organización de la empresa y cumplir con las disposiciones obrero patronales que aplican tanto por parte del SAT como por el IMSS. Así pues, el expediente de un trabajador debe estar integrado de la siguiente forma:
Documentos de inicio de un expediente laboral
- CURP.
- Acta de nacimiento.
- CV.
- Identificación Oficial.
- Constancia de Antecedentes no penales.
- Examen médico.
- RFC.
- Número de seguridad social.
- Comprobante de domicilio.
- Constancias de estudio.
- Contrato laboral.
- Aviso de retención de descuentos del INFONAVIT (si tiene un crédito hipotecario).
- Constancias de descuentos que la empresa deba de retener (como una pensión alimenticia).
Documentos que se tienen que agregar con el paso del tiempo:
- Recibos de nómina.
- Comprobante de pago de aguinaldo.
- Comprobante de disfrute de vacaciones y pago de la prima vacacional.
- Recibo de PTU
El expediente puede estar integrado en forma física o en forma digital. Además de que los recibos de nómina deben de ser expedidos en forma de CFDI, por disposición de la autoridad fiscal.
¿Cuál es la importancia de llevar un expediente laboral?
Los expedientes laborales no solamente brindan la información necesaria para que la relación contractual entre el empleador y el empleado se desarrolle de buena manera, sino que también permiten que el área de recursos humanos pueda calcular cosas como las aportaciones obrero-patronales al IMSS, los descuentos por créditos del INFONAVIT o FONACOT, incluso aquellos descuentos que deben hacerse por pensiones alimenticias. Es importante mantener ordenados y actualizados los expedientes laborales de los colaboradores, pues es fundamental para el control interno de las organizaciones, previniendo y evitando multas por verificaciones de autoridades administrativas o laborales; y demandas que pueden llegar a perderse por la falta de determinados documentos.
Y tú, ¿ya sabías cómo debe de integrarse un expediente laboral? Síguenos en nuestras redes sociales para enviarnos tus comentarios y ver más contenido: YouTube, Instagram, Facebook, Twitter y LinkedIn.
