A todos nos han llegado a decir: «tienes que tener control sobre las actividades que llevas a cabo en tu trabajo», el jefe todo el tiempo está revisando y, a veces, no entendemos por qué tiene que pasar por varias revisiones y autorizaciones una misma información, hasta nos hemos llevado regaños por no poner atención a ciertos detalles que “debiste controlar”. El control interno de una compañía es toda una metodología pero, ¿Qué es el control interno? ¿Cómo identificar controles y mejorar tu trabajo? ¿Cómo prevenir, identificar errores o fallos de control? De paso sorprendes a tu jefe con nuevos conceptos.
Primero, el gran objetivo del control interno
El personal que toma decisiones dentro de la empresa debe asegurar a los propietarios que están cuidando e incrementando sus intereses (p.e. mayores ingresos) conforme a los objetivos de la compañía y leyes que les apliquen, por lo que, establecen acciones y sistemas que operen conforme a estándares éticos de transparencia, efectivos y que procuren el crecimiento y la permanencia en el mercado.
Ejemplos prácticos de para qué se implementa
- Evitar errores. Por ejemplo, pagar nómina a “empleados” inexistentes.
- Para que cada empleado conozca su grado de responsabilidad dentro de la compañía. Por ejemplo, hay un responsable de las compras, otro responsable de pagar las facturas y alguien que debe hacer la contabilidad.
- Identificar situaciones que pueden poner en peligro la operación. Por ejemplo, no contratar seguros que protejan la mercancía de robo.
- Evitar sanciones por instituciones u organismos reguladores de la industria. Por ejemplo, multas por no presentar/pagar los impuestos a tiempo.
Beneficios de un sistema de control interno
- Ganar confianza de los propietarios o socios, dependiendo la estructura accionaria.
- Buena imagen ante instituciones, proveedores, compradores, entre otros.
- Mejores resultados financieros y operativos, mejor comunicación y supervisión.
- Protege los activos de la empresa. Por ejemplo, previene fraudes.
Elementos básicos de un sistema de control interno
- Organización: todos saben qué hacer y qué en momento.
- Políticas: con base en los objetivos y estrategias, claras, autorizadas, difundidas, regulan todas los procesos que se realizan en la compañía.
- Procedimientos: métodos documentados para operar reduciendo la posibilidad de errores, duplicidad de funciones y por ende trabajar doble.
- Reportes financieros: reporte de resultados, basados en una contabilidad clara y eficiente bajo estándares aceptados.
- Monitoreo de la operación: explicación de variaciones vs objetivos, disciplina y coordinación.
- Sistemas de información: reportes oportunos, adecuados y emitidos por cada responsable de proceso.
- Código de ética y transparencia. Definir qué conductas y situaciones son inaceptables y conducta esperada.
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