Si algo nos enseñó el 2020 es que la forma de trabajar en la oficina puede hacerse más flexible, a veces por voluntad de las empresas, a veces por obligación forzosa. Y en lo que va del 2021 no parece que las cosas regresen a como eran antes muy pronto; por ello, las videollamadas a través de Zoom, Teams, Meets o similares, permiten flexibilizar la presencia de los empleados en la oficina, para que puedan trabajar desde casa, pero como principio básico de ciberseguridad, toda empresa debería de tener una política interna para hacer videoconferencias, y aquí te diremos cómo definir la propia.
¿Por qué es importante tener una política de este tipo?
Aún vivimos en tiempos complicados para la salud y la economía global; pues, aunque en algunos países ya hay noticias alentadoras con recuperación de la ‘normalidad’ gracias a la vacunación masiva, lo cierto es que el resto del mundo aún está lejos de ver resuelto el tema de la pandemia y de las medidas de restricción a la movilidad que esto implica. Al menos, en lo que queda del 2021 podríamos no regresar a lo que teníamos antes.
Así pues, las videoconferencias han sido un recurso utilizado para continuar con el trabajo de millones de personas y negocios en el mundo, de esta manera, en estas ‘videollamadas en grupo’ se puede presentar todo tipo de información sensible, privada o confidencial, e incluso las grabaciones de estas conferencias se exponen a ciberamenazas en las que nuestra información podría terminar en malas manos.
De esta manera, resulta indispensable para todo tipo de organización, grande o pequeña, tener una política para manejar las videoconferencias de todo el personal, previniendo de manera fácil y sencilla las vulnerabilidades a los ciberataques, ahorrando así miles o millones de dólares.
¿Cómo tener una política interna para videoconferencias?
Así como cualquier otra política interna, ésta debe ser construida para que las mejores prácticas sean puestas en marcha por los empleados, de tal manera que diferentes departamentos deben de trabajar en equipo y llegar a un consenso sobre lo que debe de incluir ésta política; bien puede ser Recursos Humanos, Tecnologías o incluso la dirección general. Es así como la política interna para las videoconferencias debe contener, mínimamente, los siguientes puntos:
- Cubrir la cámara cuando no esté en uso u ocultarla. Aunque algunos equipos ya incluyen la manera de cubrir la cámara por defecto, un post-it o algo similar siempre es útil.
- Desactivar el micrófono del equipo cuando éste no se encuentre en uso.
- Mantener actualizado el software del sistema de videoconferencias con la última versión.
- Evitar conectarse a una videoconferencia a través de una red WiFi pública.
- Crear una cuenta de usuario con una contraseña robusta que no se utilice para acceder a algún otro sistema.
- Configurar la videoconferencia para acceder con contraseña y no solamente con la URL.
- Requerir sala de espera, para que sea el moderador de la videoconferencia quien brinde el acceso a los participantes.
- Restringir la opción de compartir pantalla, para que sólo los administradores puedan conceder el permiso para compartir la pantalla.
- Restringir la grabación de la conferencia sólo a los administradores.
Con las anteriores recomendaciones, añadirás pasos extra a la seguridad de tus videoconferencias para evitar vulnerabilidades. ¿Qué otro consejo agregarías a esta lista?
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