Decidimos poner a prueba un nuevo proceso de trabajo. Nuestro objetivo: ser productivos.
Pero no solo al hacer más con lo mismo o lo mismo con menos, si no realmente mejorar en todo el proceso. Un error muy común consiste en confundir la productividad con la eficiencia. Eficiencia significa producir bienes de alta calidad en el menor tiempo posible. Por su parte, productividad está cada vez más vinculada con la calidad del producto, de los insumos y del propio proceso. En resumen, creímos que era más importante hacer las cosas de manera correcta aunque tomara un poco más de tiempo.
Justamente, la mayoría de las veces, ese resulta el problema. Estamos muy acostumbrados a correr, a hacer las cosas de manera sistemática para ahorrar tiempo y terminar pronto. Es decir, ¿cuántas veces mandamos algo que no revisamos porque estamos seguros que “alguien más” lo arreglará? ¿Cuántas veces hemos tenido que arreglar algo que está mal hecho para no perder tiempo regresándolo a esa otra persona?
Nuestro mecanismo consistió en una premisa básica pero muy útil: No genero, No recibo y No mando algo mal hecho. Los comentarios que leerán a continuación son anónimos con el fin de no herir la buena voluntad de los que participamos. Estos fueron los resultados:
ANTES
“Mandé un correo preguntando por un boletín de prensa. Después caía en la cuenta de que hubiera sido más fácil buscarlo yo primero, y de no encontrarlo, entonces sí preguntar por él”.
“Envié un documento que sabía que no estaba del todo completo y asumí que seguramente alguien más se encargaría de arreglarlo o complementarlo, cuando era mi trabajo hacerlo”.
“Al ser intermediario en un proceso de edición, en lugar de revisar lo que la diseñadora hacía, para después pasárselo al equipo que solicitó el diseño, yo lo pasaba siempre íntegro para que ellos lo revisaran. Esto alargó muchísimo el tiempo de trabajo y ellos encontraron errores tan básicos, que de haber revisado les hubiera evitado tener que leer el documento 10 veces”.
“Una vez mandé algo que yo no entendía del todo, que alguien más me envió. Hubiera sido mucho más fácil primero cuestionar a la persona que me pasó el trabajo. Al mandarlo así, yo fui cuestionada sobre qué significaba eso, y al no saber, tuve que regresar con la primera persona y pedirle cambios. Perdió tiempo ella, yo y mi jefe”.
“Varias veces recibo cosas que no son enteramente de mi agrado, pero por falta de tiempo a veces las paso como están esperando que alguien más pida una mejora. Inclusive noto cuando la otra persona me pasa algo con prisa esperando que yo lo mejore. No lo mejoro, así lo paso y la cadena de insatisfacción continúa hasta llegar a un trabajo totalmente mejorable”.
DESPUÉS
“Lo primero que noté es lo mucho que dejamos cosas sin hacer correctamente y aceptamos cosas mal hechas. Suena un poco básico pero la verdad es que con el ajetreo del día a día a veces dejamos pasar muchas cosas que hacen que nuestro trabajo sea bastante malito. Estar al pendiente de esto me hizo notar que solemos ser limitados en cuanto al esfuerzo que le ponemos a las cosas”.
“Pese a que intentar llevar a cabo este nuevo proceso a veces retrasaba las cosas, pues la gente no está acostumbrada a que le pidas más de lo que debe dar, al final si haces un balance, el tiempo invertido es menor pues en nuestro trabajo es más fácil pedirle a la gente que haga bien las cosas desde el principio a estarlo intentando corregir nosotros”.
“A veces, dejar pasar las cosas mal hechas revela cosas más bien de quien las recibe, pues preferimos evitarnos la molestia de decir y explicar por qué no está 100% bien algo”.
“Entregar las cosas bien hechas también te reduce tiempos. Si desde la primera lo haces bien, te evitarás las 80 rebotadas posteriores y puedes ´deshacerte´ de pendientes más rápido”.
“Si en las primeras líneas de un texto encuentro errores, es muy probable que todo el texto los contenga. No sigo leyendo y regreso el trabajo. No voy a perder el tiempo arreglando errores que alguien más tuvo que ver primero”.
Pueden sonar ejemplos muy sencillos, pero eventualmente, al aplicarlos todos como equipo, la parte de prueba y error se reduce mucho. Agradeces algo bien hecho, por lo que te esfuerzas por generar lo mismo y mandar un trabajo final más que “aceptable”. Te acostumbras a revisar tus correos antes de darle “enviar”, revisar las cifras dos veces antes de publicar algo, y a pedir que corrijan algo al instante en lugar de esperar que alguien de la cadena lo note.
Por último, déjame decirte que es una cuestión de confianza. Uno tarda años en ganársela pero la puede perder con muy poco. Piensa si quieres ser la persona a la que le tienen que revisar las cosas varias veces porque saben que seguramente habrá un error, o la que siempre manda cosas bien hechas y no usa el tiempo de los demás para corregir sus errores.
Implementa esto durante un mes y cuéntanos cómo te va.
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