Seguramente estarás de acuerdo en que existen juntas laborales que pudieron haberse resuelto con un simple correo electrónico o una llamada. Y claramente existen juntas que pueden volverse eternas e improductivas. ¿Cuántas veces has deseado estar sacando alguna otra chamba que en una reunión que no va a ningún lugar? Pues bueno, a continuación te diremos cómo hacerle para tener juntas laborales más eficientes.
Utilizar el método SCRUM
El SCRUM es una metodología de trabajo ágil que tiene como finalidad la entrega de resultados en poco tiempo, basada tres pilares: la transparencia, inspección y adaptación. Así pues, la metodología SCRUM propone que las reuniones laborales sean de diversos tipos para cada proyecto con el que se vaya a trabajar:
Reunión inicial o planificación del sprint:
La metodología scrum dice que los sprint es un ciclo de desarrollo del proyecto y la reunión inicial será la planificación del sprint, en donde los miembros del proyecto se reunirán para dividir el proyecto en etapas y tareas. Esta reunión durará de entre 4 a 8 horas.
Sprint diario
El sprint diario es una reunión que sucede diariamente y que no dura más de 15 minutos en donde los miembros del equipo exponen las tareas que hicieron en la jornada pasada, lo que harán en este día y los obstáculos con los que se han encontrado.
Reunión Demo
Una vez completado el proyecto, el equipo de trabajo se reúne con los supervisores y jefes para presentar el mismo y así evaluar los resultados obtenidos, así como validarlos y, en su caso, aprobarlos.
Retroalimentación
Posterior a la reunión demo, la metodología sprint establece que la última reunión debe de ofrecer una retroalimentación con todos los miembros del equipo de trabajo para identificar y evaluar problemas que se hubieran producido durante el desarrollo del proyecto.
Házle caso a Harvard
De acuerdo con el libro ‘Dirigir reuniones efectivas‘ publicado por el Harvard Business School Press, los autores proponen algunas pautas para tener reuniones efectivas:
Establecer objetivos
En muchas organizaciones no establecen objetivos al momento de convocar a sus reuniones; pero estos deben de ser claros para asegurar que la reunión sea efectiva; de lo contrario, si no cuenta con un objetivo claro, no debería de convocarse a la reunión.
La regla del 8-18-1800
Esta regla se refiere al límite de asistentes a una reunión en relación al tema a tratar. Por un lado, si se va a resolver un problema o tomar alguna decisión, las reuniones no deberían de superar 8 asistentes; en cambio, si la reunión es para recabar ideas (hacer una tormenta de ideas), lo ideal es tener 18 asistentes. Pero, si se va a presentar un nuevo producto o servicio innovador, se debe de convocar a 1800 asistentes o a todos los empleados.
Llevar una agenda
Parte de tener una reunión eficaz consiste en construir una agenda con los puntos a tocar o a resolver dentro de la reunión y seguir dicha estructura de forma que no se pierda tiempo con otros temas alejados de los objetivos principales.
Designar roles
En la convocatoria para la reunión, ahorrarás mucho tiempo si desde un primer momento se designan los roles de los asistentes a la propia reunión, tales como: el moderador, el relator/escrutador, el presentador, etc… Hacerlo durante el tiempo de la reunión sólo quitará tiempo y hará ineficiente la junta.
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