¿Cuántas veces has escuchado a alguien decirte que necesitas un proyecto de vida? Ahora, imagina que ya lo encontraste y te falta organizarlo. Muchas veces nos quebramos la cabeza tratando de hacerlo. Pasa muy parecido al estar involucrado en un proyecto laboral. Debes cumplir con tiempos, entregables, formatos, trabajar en equipo y manejar el estrés que esto produce. Pero ahora imagínate ser un Project Manager cuyo trabajo central es asegurarse de que el proyecto proceda en el tiempo especificado y bajo el presupuesto establecido, a la vez que cumpla los objetivos del mismo.
Es por eso que el perfil del Project Manager está sumamente estructurado (así como ellos). Es alguien con poder de liderazgo, extremadamente organizado, con habilidades financieras para traducir recursos en dinero y con capacidad de tomar decisiones basadas en hacer análisis de la información.
Un Project Manager empieza su labor al tener un proyecto definido. Posteriormente debe calcular cuál es el alcance y los recursos. Necesita tener establecidas las etapas para poder realizar 1) Diagnóstico, 2) Diseño, 3) Ejecución y 4) Evaluación de ese proyecto. Esta persona se encarga de que todas las actividades que se definieron se cumplan, basándose en tiempos y presupuesto.
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Para el diseño del proyecto, utilizar un Diagrama de Gantt resulta bastante eficiente (otros utilizan herramientas más sofisticadas). Este permite mapear actividades y organizar cuáles dependen de otras, es decir, no se puede poner el mosaico si antes no se ha puesto el cemento.
Muchas veces uno planea sin darse cuenta de las actividades encadenadas. En un proyecto se debe definir cuándo empieza y termina cada una y si las fases son simultaneas. El credo de un Project Manager es: tiempo igual a recursos. Una competencia básica de un buen líder de proyecto es saber calcular las holguras. Esto es, debe considerar previamente cómo impacta un atraso en el proyecto (un retraso pasa en el 90% de los casos, por lo que alguien exitoso es quién se adelanta y previene para esto).
Ahora bien, sabemos que muchas personas son completamente eficientes a la hora de organizarse, pero el problema es que pese a haber certificaciones para Project Managers, las empresas cometen el error de colocar a cualquier persona con nociones de organización en el proyecto sin fijarse en sus competencias. No es lo mismo saber de la actividad a que puedan coordinar el proyecto. Se debe colocar a una persona que conozca los conceptos básicos y sepa usar herramientas, no solamente sumar y restar.
Alguien que pueda seguir claramente estos 4 puntos
1. Planear o Planificar. Definir los objetivos y los medios para conseguirlos.
2. Hacer. Implementar la visión preestablecida.
3. Verificar. Comprobar que se alcancen los objetivos previstos con los recursos previamente asignados.
4. Actuar. Analizar y corregir las posibles desviaciones detectadas, así como proponer mejoras a los procesos ya empleados.
Alguien que cumpla con estos deberes:
1. Desarrollar un plan de proyecto
2. Manejar los entregables de acuerdo a lo planeado
3. Reclutar al staff del proyecto
4. Guiar y manejar al equipo de trabajo
5. Determinar la metodología usada para el proyecto
6. Establecer un calendario de trabajo y determinar cada fase
7. Asignar tareas a los miembros del proyecto
Alguien que tenga las siguientes competencias
1. Matemáticas y análisis
2. Saber delegar
3. Organización
4. Coordinación
5. Habilidad técnica
6. Comunicación
Recuerda que nunca está demás tomar en cuenta la metodología y la meticulosidad con la que se hacen los cálculos, para que lo utilices de ejemplo y poder organizarte mejor en el trabajo. Seas líder de proyecto o no, la planeación estratégica es algo que todos deberíamos considerar para maximizar tiempo y esfuerzo, aunque tiene su técnica.
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