A veces la vida de la oficina nos vuelve seres extraños que nos encanta estar sumidos en burocracia y más de una vez, ante un evento poco usual en la oficina, a más de uno le han dicho los jefes: «envíame un informe». Así pues, si has estado en problemas porque no sabes por dónde empezar a escribir el dichoso informe, no te preocupes, que aquí te vamos a explicar cómo redactar un informe laboral.
Escogiendo el tipo de informe que quieres escribir
Al redactar un informe existen diversas formas en las que puedes abordar lo que quieres explicar, dependiendo de la forma de trabajar de tu jefe o de la manera en que quieres narrar los hechos. Así pues, los informes laborales pueden dividirse en:
- Expositivos: que son una mera relación de los hechos acontecidos de forma cronológica.
- Interpretativos: que ofrecen al futuro lector un análisis desde el punto de vista del autor.
- Demostrativos: que incluyen las conclusiones después de un estudio científico o técnico de algo.
Definiendo el objetivo
Tienes que responder a la pregunta: ¿qué quieres lograr con ese informe? Es solamente una mera orden dada por un superior o buscas convencer a un cliente importante de cerrar el trato; o quizá buscas obtener un ascenso o un aumento de sueldo. En función del objetivo al que quieres llegar será la forma en la que podrás redactar tu informe.
Reuniendo tus fuentes
Antes incluso de ponerte a escribir, debes de tener a la mano toda la información que te ayudará a respaldar lo que vas a decir en el informe; desde análisis de datos sobre cualquier área operativa; hasta opiniones de la opinión pública o los resultados de ventas. Lo importante es que recuerdes que, el informe, así como en la escuela, debe de estar bien fundamentado; y, con la suficiente información, como para que cualquier persona que lo lea pueda creer que lo que dices es la verdad.
Organizando tu información
Ya sea que estés haciendo un informe expositivo o de otro tipo; una vez recolectada tu información, debes de darle forma con una estructura clara y concisa sobre lo que quieres narrar. Una idea que nunca falla es, la ya siempre clásica, fórmula del inicio, desarrollo y final. Aunque debes de tomar en cuenta que a veces el final incluirá una recomendación o un juicio de tu parte al respecto de lo que estas hablando.
El uso del lenguaje es muy importante
Quizá igual de importando que decidir qué debes de decir en tu informe, también debes de utilizar un lenguaje formal que vaya de acorde a la situación. En ningún caso le escribirás de la misma forma a tu compañero de trabajo que a tu jefe, director o dueño de la empresa. Así pues, procura que el lenguaje utilizado sea claro, formal, pulcro y vaya de acuerdo a la situación que estás escribiendo; esto último quiere decir que utilices términos y palabras adecuadas que no confundan al lector.
Sé práctico
A menos que tu jefe tenga todo el tiempo del mundo como para sentarse a leer el testamento que le has enviado como un informe, trata de hacer tus párrafos de la forma más concisa y breve posible. Siete u ocho líneas serán suficientes para la estructura de cada uno de tus párrafos.
No olvides despedirte
Recuerda variar un poco el típico ‘saludos cordiales’, utilizando frases como ‘le agradezco de antemano’; ‘quedo pendiente’ o, nuestra favorita, ‘sus comentarios son muy valiosos’. La creatividad puede ser un arma de doble filo, así que con cuidado.
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