Seguro has notado que el número y tipo de reuniones a las que se te pide asistir ha incrementado significativamente, o lo que es peor, sabes que estas reuniones proporcionan poco valor. El tiempo es uno de los activos más preciados (e irrecuperables) y saber manejarlo eficientemente es una aptitud que las empresas valoran mucho. Entonces, ¿cuál es el punto de que tanto jefes como empleados lo pierdan en reuniones improductivas? Aquí van 6 maneras de arruinar una junta:
1. Ten una reunión general
Como las juntas siempre forman parte de tu trabajo, no hay necesidad de tener un propósito claro o algún formato. No necesitas saber qué se discutirá o para qué estás requerido. Solamente agéndala y ve hacia dónde esto te lleve.
2. Que vayan todos
¿Por qué dejar a alguien fuera? No hay necesidad de tener sillas vacías. No pienses en qué rol ocupará cada persona en la junta. Deja que ellos decidan si realmente tiene sentido asistir y quedarse callados o faltar a tan cordial invitación.
3. Olvida la agenda
¿Para qué entrar en formalismos? Las agendas son aburridas e inhiben la creatividad. Hacen que las juntas duren menos. No te apures, cada quién puede saber instintivamente lo que se va a discutir y obviamente se apegarán a ese tema una vez que se decida cuál es.
4. Nadie necesita material
Todo mundo puede deducir qué necesitará llevar a la reunión. En caso de no hacerlo, alguien siempre orientará al equipo en esa misma reunión sobre el material que necesita. Ya sea que tengan que ir a imprimirlo, buscar la libreta o echarse un clavado en los correos, no creo que esos 15/20 minutos perdidos sean graves. No hay necesidad de decirles con anticipación lo que necesitan. La sorpresa es un buen factor.
5. No uses el reloj
No importa si comienzas un poco tarde, puedes apurarte o saltar algunas cosas para terminar a tiempo. E inclusive ¿qué importa si la reunión estaba programada para una hora y al final te tomaste dos? No creo que la gente se moleste o tenga otras cosas que hacer en el trabajo.
6. No tomes notas
Seguramente alguien más lo hará por ti o te contará de qué trató la reunión. El solo hecho de haber asistido ya te generará puntos extras en el trabajo. Si se habla sobre métricas, seguro tendrás suerte y te mandarán la presentación a tu correo.
Aunque muchas veces no depende de nosotros, el tener una buena junta también puede derivar de nuestra iniciativa. Si el correo que te envían no trae información sobre de la junta, puedes hacer las siguientes preguntas:
Propósito. ¿Qué problema se quiere resolver en la junta?
Producto. ¿Hay algo tangible? Y si no ¿Qué sabemos de lo que se discutirá?
Participantes. ¿De qué área son? ¿Cuáles es su rol? ¿Quiénes son los más propositivos?
Probables problemas. Juega al abogado del diablo
Lugar. A veces necesitas llevar computadora, verificar si hay proyector, etc.
Ahora bien, ¿y si tus juntas son la mayoría de las veces conferencias telefónicas? Creo que no necesito explicarte más, basta ver este video para que entiendas el martirio que puede ocasionar organizar una llamada sin sentido o rumbo fijo. ¿Te identificas?
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