El correo electrónico es el medio de comunicación por excelencia en la oficina. Atrás quedaron las cargas, los faxes e incluso el teléfono. Así que, demostrar un amplio dominio en el arte de enviar correos electrónicos te podría salvar en la próxima evaluación de la empresa; por eso, hoy queremos decirte la forma en que debes de contestar los correos para mostrar que eres todo un profesional desde el primer día de trabajo.
Cosas que un email profesional debe tener
Hay algunas cosas que no deben de faltar en cualquier email profesional y, en caso de que les falten, hace que se vean mal y quizá nuca lleguen a ser leídos dichos emails. Así pues, aquí una lista de cosas que deben de tener tus correos electrónicos:
Un correo electrónico profesional
La dirección de correo electrónico es tu carta de presentación ante todas las demás personas. Una dirección de correo electrónico profesional debe de incluir dos elementos esenciales: nombre y apellido. Hay varias formas de hacer esto, puede ser que solo incluyas las iniciales de tu nombre, seguidas de tu apellido: ‘jamontiel@’. También puede ser que ocupes tu nombre, algún carácter especial como un punto o un guion, seguido de tu apellido: ‘jorge.montiel@‘.
No olvides la importancia del asunto
Al momento de redactar un correo electrónico, el asunto es un elemento crucial que puede hacer la diferencia entre que tu correo sea leído o no. El asunto debe ser directo, conciso y corto; tratar de explicar en menos de seis palabras lo que se encuentra dentro del correo.
La mala ortografía es como tener mal aliento.
Al momento de saludar y redactar un correo, es necesario tener una ortografía que refleje tu desarrollo profesional. Un correo electrónico con faltas de ortografía, gramática o sintaxis puede ocasionar que el destinatario piense que no eres una persona seria para colaborar. De la misma forma, el saludo con el que inicias los correos electrónicos debe de ser propio y atemporal; evita utilizar saludos como ‘Buenas tardes’ o ‘Buenas noches’ y cámbialos por: ‘Hola’ o ‘Estimado’.
Dale un buen cierre
Así como la manera de saludar e introducir un correo es clave para dejar una buena impresión, lo mismo sucede con la despedida y el cierre del correo electrónico. Existen muchas formas de despedirse, desde el clásico: ‘Saludos cordiales’, hasta elementos más propios como: ‘Saludos afectuosos’, ‘Te deseo un buen día’, etcétera.
Adjunta los archivos correctos
Si vas a enviar un archivo adjunto al correo electrónico, entonces debes de saber que el nombre del propio archivo también puede transmitir seriedad y compromiso. Así que procura que el nombre del archivo a adjuntar tenga relación con el asunto o el cuerpo del correo electrónico. De la misma forma, no envíes un correo sin adjuntar el archivo.
Una firma poderosa
Hoy en día todos los servidores de correo tienen la opción de configurar una firma para que se inserte automáticamente al final de cada correo que envías. No olvides incluir tu nombre completo, cargo que ocupas y datos de contacto. Quizá puedes agregar algún otro texto, como un aviso de confidencialidad de la información contenida en los correos electrónicos.
Financia tu licenciatura, maestría o posgrado con un crédito educativo de Estudia Más, da click aquí para más información.
¿Y tú cómo escribes tus correos electrónicos para que luzcan profesionales? Síguenos en nuestras redes sociales para enviarnos tus comentarios y ver más contenido:YouTube, Instagram, Facebook, Twitter y LinkedIn.
