Las últimas semanas de diciembre son complicadas. Puede que no tengas muchas cosas que hacer o por lo contrario, estés estresado por entregar los cierres del año. Cualquiera de las dos cosas puede volverte loco, pero te aseguro que es una buena oportunidad para aprender a priorizar, eliminar malos hábitos y volverte más productivo. ¿Quieres intentarlo?
Hay que priorizar
Debemos enfocarnos en tareas importantes (urgentes y no urgentes) para poder llegar a tener éxito en nuestra administración del tiempo. A continuación hay una tabla de cuadrantes. Los esfuerzos estratégicos, los que realmente hacen una diferencia en nuestras carreras o en nuestras vidas personales y las de los demás, están en el cuadrante II: lo no urgente pero importante. Sin embargo, muchos de nosotros reaccionamos a las situaciones de crisis del cuadrante I y nos distraemos con las actividades del III y IV (contestar e-mails que no son importantes, tareas triviales, reuniones improductivas sin un plan estratégico) Generalmente pasamos menos del 10% de nuestro tiempo en el cuadrante II.
Fuente: World Economic Forum
Al hacer una lista para priorizar tareas, parece que todo es relevante e importante. Queremos complacer a todos. Sin embargo, cuando tienes claridad en el propósito que quieres lograr, se vuelen notorias las actividades más importantes y puedes medir cada una por el valor que tiene para tu propósito final. ¿Cómo hacerlo?
Primero, identifica si estás construyendo un camino hacia la nada reflexionando lo siguiente:
1. ¿No tienes idea de la estrategia de la compañía y de las cosas que son más importantes lograr?
2. ¿Tu conexión entre estrategia y trabajo es vaga?
3. ¿El trabajo duro está fallando en producir resultados que sean medibles?
4. ¿Las juntas no tienen un propósito claro y parece que pierdes el tiempo?
5. ¿Tus proyectos toman demasiado tiempo y absorben muchos recursos de otras personas, para luego morir lentamente o ser eliminados por falta de interés?
6. ¿Haces mucho papeleo porque … todos hacen mucho papeleo?
Si contestaste que sí a más de 3 preguntas, sigue esta lista de consejos para que dejes de perder el tiempo:
1. Elimina los malos hábitos. Tener un plan conciso ayuda. No puedes solamente decir que dejarás de hacer algo (como perder el tiempo en internet) y esperar a que suceda por arte de magia. Revisa tu progreso regularmente, detectar los hábitos más dañinos y comenzar a eliminarlos. Haz una lista y un plan de acción.
2. Deja de revisar tu correo cada cinco minutos. Salir y entrar de tu bandeja de correo genera un patrón de “alto-sigue-alto” en tu trabajo diario. A menos que estés esperando un correo importante, debes programar máximo 3 visitas a tu correo al día (mañana, después de comer y en la tarde)
3. Siempre ten una estrategia. No tiene que ser un plan de acción de 3 páginas, pero necesitas empezar el día teniendo claro qué quieres hacer y cómo quieres terminar en el día. Haz una lista de tareas, esto no te quitará tiempo, te devolverá minutos.
4. No seas blanco de distractores. Es posible que tu lugar esté en una posición estratégica en la que no puedas evitar ser interrumpido. Cierra tu puerta cuando necesites enfocarte y comunica a tus compañeros que estás trabajando en algo prioritario para que piensen dos veces antes de interrumpirte. Pon en silencio tu teléfono, inclusive desconéctate de internet (es difícil, pero funciona).
5. No hagas juntas innecesarias. Si no tienes una agenda clara o defines el tiempo que puede tardar la junta, esto será eterno. Si defines todo a priori, no deberías tardar más de 30 minutos en la reunión.
