Es mitad de semana y lo único que deseas es llegar al viernes. Pero el calendario te recuerda que tienes una conferencia a la cual asistir. Tu primer pensamiento es “me llevo la lap para terminar toda la chamba que tengo” o “me llevo mi Kindle y termino ese libro buenísimo que estoy leyendo”. Es posible que nos haya tocado asistir al menos a una conferencia, pero seguramente a pocas les sacamos provecho porque creemos que con asistir es más que suficiente y cuando regresamos a la oficina no tenemos nada nuevo o interesante que decir sobre el evento.
Ahora, ¿Has querido asistir a una conferencia pero el precio resulta muy elevado (algunas oscilan entre 5 y 12 mil pesos)? Esto puede ser un gran desincentivo y si no sabes venderle bien ese evento a tu jefe, ¿por qué la compañía desembolsaría esa cantidad si no tienen seguro el retorno de inversión?
En este post te diré cómo sacarle jugo a las conferencias y de qué manera lograr que te manden a alguna sin pensar que están tirando el dinero a la basura. Pero vamos por pasos. Primero déjame venderte la idea de por qué es importante ir a conferencias:
1. Escuchas y ves lo que otras personas están haciendo, a la vez que ellos aprenden lo mismo de ti.
2. Te sirve como fuente de inspiración para futuros proyectos.
3. Te darás cuenta de qué está bien o qué es lo que jamás deberías hacer en una conferencia. (tipos de presentación, oradores, temas, respuestas, acercamiento con el público)
4. Las conversaciones en el pasillo y el networking es lo más valioso.
5. Puedes establecer relaciones con personas que solo conoces en redes sociales.
6. Un ponente te puede dar una gran idea para emprender.
7. Seguro aprendes algo que no sabías de la industria.
8. Puedes agregar contenido a tu sitio o blog.
9. Puedes buscar trabajo.
10. Si eres de ventas y tus prospectos asisten, es una gran idea estar presente.
11. Si necesitas una lluvia de ideas, qué mejor que varias cabezas con ideas diferentes en una conferencia.
12. Es una gran idea para ver qué hace la competencia.
Si ya quedaste convencido después de estos doce puntos, ahora lo importante es saber cómo lograr que tu empresa pague si es que la conferencia tiene costo (si es gratis, ya te estás tardando en llegar). Muchas de las conferencias profesionales, como ya lo decía, suelen ser caras y no todos los jefes entienden la importancia o los beneficios derivados de asistir. Hacer networking es lo más importante, pero también es muy difícil de cuantificar. Primero identifica esto antes de si quiera plantear tu asistencia:
1. Contenido de la sesión: ¿Qué sesiones tienen una relevancia particular respecto al trabajo de tu organización?
2. Contactos. ¿La conferencia tendrá ponentes o asistentes que estén haciendo lo que tu compañía? O ¿Quisieras aprender de ellos?
3. Mejores prácticas. ¿Habrá sesiones de entrenamiento que brindarán un beneficio inmediato para tu grupo de trabajo?
4. Entrenamiento: ¿Habrá talleres dedicados a enseñar a los asistentes alguna habilidad especial y/o a ayudar a tu equipo a superar retos actuales o de futuro?
Tras identificar lo anterior, es bueno que llenes dos formatos que adjunto a continuación. Te serán muy útiles para hacer el comparativo costo/beneficio (además de que te verás muy pro si se lo entregas a tu jefe). El primero es una hoja de gastos y el segundo es uno de beneficios. Descárgalos y usa lo que haga sentido para tu organización. Lo demás, descártalo.
Ahora bien, ya pasaste los dos primeros filtros: animarte a ir y convencer a tu jefe. Para cerrar, te dejo estos consejos sobre qué hacer una vez que estés dentro.
1. Escribe al menos un punto importante de cada sesión.
2. Si hay comida, siéntate en una mesa donde no conozcas a nadie y no olvides llevar tarjetas de presentación. Si hay solo un coctel al cierre, deja tu zona de confort y rompe el hielo.
3. Toma notas de las personas con quien hablas, de qué empresa son y su puesto.
4. Si quieres saber en qué está la competencia, escucha más de lo que hablas e involúcrate en las conversaciones adecuadas.
5. Piensa qué encuadre le quieres dar a lo que haces en el trabajo. Dependiendo el tipo de conferencia, platícalo de una manera diferente. Suena obvio, pero muchas veces al contar lo que hacemos, podemos sonar planos, pues creemos que todos entienden. Véndete bien.
6. Si se puede, pide la lista de asistentes y sus correos. Es información muy valiosa a futuro por que sabes que les interesan las mismas cosas que a ti.
7. Ve a los stands y agarra folletos, revistas, publicaciones y todo tipo de información. Puede haber un tema que resulte interesante o algún ángulo que no hayas considerado.
Fuentes:
https://homes.cs.washington.edu/~mernst/advice/conference-attendance.html
http://www.writingassist.com/resources/articles/how-to-justify-conference-attendance/
https://www.themuse.com/advice/the-one-experience-youre-missing-out-on-at-conferences
http://www.presidio.edu/blog/13-reasons-to-attend-professional-conferences/
