¿Cómo organizas tus tareas diarias? Esa fue la pregunta que me hicieron en la última junta editorial de Profesionistas. Hasta ese día, la organización de mis tareas se las dejaba a una tarjeta en la que, conforme se iban añadiendo tareas a mi día o semana las anotaba y conforme las iba cumpliendo, las tachaba. O bien, para proyectos compartidos, había optado por la típica hoja de Excel con la misma dinámica de la tarjeta: añadir y borrar.
Dada mi respuesta –y espero no a mis resultados laborales- ese día salí de esa junta con una nueva tarea: probar Kanbanflow durante dos semanas y contar mi experiencia a nuestros ocupados.
Primero lo primero, ¿qué es KanbanFlow? Es una herramienta para organizar tus tareas. Siguiendo la regla de que, si tienes más de 3 tareas diarias, debes utilizar algún medio para gestionarlas, esta herramienta de los tomatitos es perfecta para esa labor.
Con esta herramienta organizas tus tareas en columnas dependiendo del momento en el que estén. Así, tienes la columna To-do, Do today, In progress y Done. A cada tarea le asignas un tiempo total en el que la completarás y trabajas en ellas por periodos de 25 minutos con periodos de descanso de 3 a 5 minutos y cada cuatro tomates, uno de entre 15 y 30 minutos (aunque tú mismo puedes configurar las tiempos a tu medida).
Como deducirás, esta herramienta está basada en la técnica Pomodoro que consiste en establecer periodos de trabajo de no más de 25 minutos con periodos de descanso entre ellos.
Y bueno, ahora sí, a iniciar con mi tarea. Entré al sitio y descubrí que aún tenía las tareas de aproximadamente un año atrás, cuando la empecé a usar por primera vez. Una vez borradas todas las tareas antiguas, comencé a pasar las tareas de mi tarjeta a la herramienta. Debo confesar que varias veces no pasé de aquí. La lista era larga y sentía que me estaba tardando más tiempo en anotar y asignarle tiempos a las tareas, que lo que tardaría en realizarlas, así que sí, tuve varios intentos fallidos por utilizar la herramienta.
Una vez que superé la barrera de anotar las tareas, comencé a utilizarla diariamente. A veces se me olvidaba arrancar el cronómetro o pasar de una columna a otra las tareas, pero poner orden a tus tareas también es un hábito. Así que poco a poco empecé a hacerlo de forma natural.
Lo más difícil con lo que tuve que lidiar, sin dudarlo fueron las distracciones. Es muy difícil poder abstraerte y dedicarle 25 minutos sólo a una tarea. Normalmente acostumbro hacer las cosas en el momento que me acuerdo de ellas –porque si no se me olvidan- y esto me hacía brincar de actividad en actividad con mucha frecuencia. Tener la certeza de que tienes todas tus tareas anotadas y que, por lo tanto no se te olvidarán, es un factor clave para que logres concentrarte en una sola actividad.
Tomarte tus descansos ayuda muchísimo a distraerte y por lo tanto, a volverte a concentrar en la nueva tarea cuando corresponde. A veces nos ponemos metas de cumplir ciertas tareas sin importar el tiempo que nos tome, esto sólo termina siendo contraproducente pues es humanamente imposible estar concentrado por periodos largos de tiempo. Necesitas despejarte y aclarar la mente y KanbanFlow te ayuda también a esto.
También te ayudará a priorizar. Muchos de nosotros tenemos la costumbre de llegar e inmediatamente abrir el mail y empezar a “resolver” sin embargo, a veces es mejor abrir tu pizarrón de tareas y programar las que tienes que resolver hoy y una vez teniendo las actividades priorizadas puedes revisar tu mail a ver si hay que agregar nuevas tareas para hacer hoy.
No te mentiré y te diré que esta herramienta salvó mi vida. Es difícil ganarle a la urgencia por sacar la chamba diario y tener la disciplina de tu mismo controlar tus tareas y tu tiempo, sin embargo, mantener tus tareas ordenadas y acostumbrarte a ordenarlas, así como manejar tus columnas, asignar tiempos y cumplirlo, abonará a que seas más productivo.
Ten en cuenta que México es el segundo país del mundo que más horas trabaja a la semana y créeme, esto no se ve reflejado para nada en la productividad de nuestro país. Así que por qué no pruebas esta herramienta o bien, cuéntanos qué haces tú para organizar tus tareas.
Aunque si te gustan los retos extremos te dejo este artículo que me gustó mucho y si te inspira, avísame e iniciemos este nuevo reto juntos y hagamos el trabajo de 40 horas semanales en 16.7. ¿Te animas?
