Las reuniones son un factor importante para la vida de las empresas, los emprendedores y, en general, para todos los equipos de trabajo. Sin embargo, ya sea que las reuniones sean presenciales o en línea, algunas de ellas pueden ser especialmente aburridas; sobretodo si tenemos en cuenta un gran número de participantes o una extensa orden del día con demasiados puntos por revisar. No obstante, son pocas las empresas que buscan complementar los aspectos negativos de las reuniones concurridas, para hacer que los empleados se sientas más escuchados y motivados por sus líderes. Por esta razón, una alternativa adecuada es la que te hablamos a continuación: las reuniones One-on-One (uno a uno).
¿En qué consiste una reunión uno a uno?
Quien no se ha aburrido en una reunión larga y tediosa es porque en realidad nunca ha experimentado el trabajo en un ámbito corporativo-empresarial. En estos ambientes es muy común que personal de diferentes áreas se reúna para llevar a cabo proyectos en común y repartirse tareas o responsabilidades. Sin embargo, también es cierto que las reuniones grandes establecen un modelo de colaboración a través del cual la información surge de arriba hacia abajo y en ambientes que no son idóneos para hablar acerca de los problemas o incomodidades de los miembros de uno o varios equipos de trabajo.
Así pues, un esquema en el que se puede revertir ésta situación, haciendo que la información pueda ir desde abajo hacia arriba; y permitiendo a los colaboradores que se sientan escuchados, apreciados e integrados sobre sus problemas es a través de las reuniones Uno a Uno, que pueden definirse como breves encuentros de forma privada, en el que los empleados pueden hablar con su jefe o líder, sin presiones.
¿Por qué tener reuniones One-on-One con el equipo de trabajo?
Como mencionamos anteriormente, las reuniones One-on-One permiten cambiar la dinámica bajo la que se desenvuelven los equipos de trabajo, siendo una alternativa para generar más confianza y hacer que los equipos trabajen mejor. La pregunta es: ¿Cómo lograr esto con simples reuniones? Bueno, pues aquí tienes la respuesta:
Ayuda a resolver conflictos
El objetivo de las reuniones One-on-One es escuchar a los colaboradores en sus pensamientos y sentimientos acerca de las situaciones en las que se desenvuelven dentro del equipo, lo que previene los detonantes que desatan los conflictos y también ayuda a que éstos puedan resolverse de mejor manera.
Aumenta la eficiencia
Otro objetivo de las reuniones One-on-One, además de escuchar, es proporcionar retroalimentación a los colaboradores. Esto permite que el flujo de información vaya en ambas direcciones: de arriba hacia abajo, y de abajo hacia arriba. Además, mejora significativamente el ambiente laboral, pues los colaboradores también sienten que el líder (o jefe) se preocupa por un óptimo rendimiento del equipo, buscando siempre la resolución de los conflictos y limar asperezas de los factores que no permiten que todo vaya bien. Lo que al final se traduce en una mejora de la productividad.
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Consejos para tus reuniones uno a uno:
Agenda las reuniones y considera como sagrado ese tiempo: los colaboradores son parte esencial del equipo de trabajo y tienen que recibir los cuidados adecuados. Aunque a veces la agenda sea complicada, el líder tiene que encontrar el tiempo con sus colaboradores para tener éstas reuniones y no debe de cancelarlas de último momento ni de manera recurrente, porque ese mensaje se traduce en que el jefe en realidad no le importa escuchar a sus colaboradores.
Menos es más: las reuniones One-on-One deben ser breves, por lo que su duración no debe ir más allá de los 15 ó 20 minutos. Lo ideal es que éste tipo de reuniones se realicen con cada colaborador por semana o cada quince días.
Empatía y escucha activa: el entorno a crear en una reunión debe ser de confianza. El líder nunca debe de imponer juicios de valor con aquello que sea íntimo o personal, lo que permitirá que el colaborador se sienta con la seguridad de que puede comentar cualquier tema con total transparencia. Utilizar empatía y la escucha activa será fundamental en éste proceso.
Feedback: el punto central de las reuniones uno a uno entre jefe y empleado es proporcionar retroalimentación al descubrir los puntos que dificultan o estorban el desempeño de los colaboradores. Así pues, el rol del líder será no solamente escuchar aquello que preocupa o molesta a sus colegas; sino también establecer acciones de mentoring que permitan crecer al equipo de trabajo. Por tanto, la retroalimentación, más allá de una opinión acerca de cómo cambiar las cosas, debe estar acompañada con acciones concretas, tanto por el lado del colaborador como del líder.
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