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junta de trabajo

Si no hay manera de escapar a esa junta, propónte actuar como un profesional.

Las juntas de trabajo siguen siendo una constante en todos lados. Se sigue convocando a junta cada vez que se necesita informar o tomar una decisión consensuada. A veces se tocan temas importantes y otras veces no tanto, lo que hace que perdamos un poco la paciencia en ellas ya que no siempre son divertidas. De cualquier forma, te parezcan o no necesarias, siempre se dará la oportunidad de que tengas que asistir a una o ser anfitrión de una. Por lo que es importante que te comportes de una manera respetuosa y profesional ante tus compañeros de trabajo, tus jefes e incluso con tus clientes.

Barbara Patcher, coach y autora del libro “The essentials of business etiquette”, sugiere algunas ideas para que mantengas una imagen positiva y profesional durante una reunión de trabajo. Te las compartimos a continuación:

  1. Interactúa con otros antes de que la reunión inicie, acércate a la gente y preséntate si no la conoces. Si es una reunión de esas donde nadie se conoce, toma la batuta y ve introduciéndote a ti mismo con los demás. Es una actitud mucho más proactiva que simplemente llegar y sentarte a ver tu celular tratando de ignorar a los demás. O, por el contrario, si tú eres el que conoce a todos y de pronto ves que hay alguien que no conoce a nadie, haz las presentaciones necesarias para que esa persona no se sienta aislada.
  2. Sé conciso. Di lo que tengas que decir en la menor cantidad de palabras posibles. No repitas algo que ya dijiste, o que dijo alguien más. Trata de no ser redundante o dar información innecesaria o de poco interés para el resto de los asistentes.
  3. Si tú eres el anfitrión sé el primero en saludar. El anfitrión o la persona de mayor rango en la reunión debería de ser la primera persona que extienda la mano para saludar a alguien más.
  4. Ponte de pie cuando te presenten a alguien. El hacerlo, además de ser de buena educación, ayuda a establecer tu presencia. Si no lo haces, es muy fácil que pases desapercibido entre el resto de los asistentes.
  5. Sé puntual. Asegúrate de llegar a tiempo a la reunión, no te confíes porque “siempre empiezan tarde” o porque “todo mundo llega a la hora que se le da la gana”. Así como a ti no te gusta que te hagan perder tu tiempo, no hagas que los demás pierdan el suyo.
  6. Siéntate apropiadamente. Ajusta la silla en la que estás sentado para estar a la misma altura que los demás que están en la reunión. Siéntate ligeramente adelante del respaldo para evitar hundirte en la silla y estar siempre derecho. Recuerda que la comunicación no verbal es importante todo el tiempo.
  7. Vístete para la ocasión. Tu forma de vestir puede ayudarte a parecer todo un profesional. O por el contrario, ir opuesto a la forma de vestir del resto de los participantes de la reunión puede hacerte ver como frijol en el arroz. Especialmente en las reuniones donde no conoces a la gente trata de investigar el código de vestimenta antes de la reunión. Y ante la duda, piensa que es mejor ir un poco mejor vestido que los demás.
  8. Nunca le acerques la silla a alguien. Algunas cosas de cortesía como abrirle la puerta a alguien o ceder la palabra para que alguien más hable están bien. Pero pensar en acercarle la silla a tu compañera solo porque “es mujer” no es la mejor idea. Esas reglas de género es mejor que las dejes atrás durante una reunión de trabajo.
  9. Prepárate para la reunión. ¡Haz la tarea! Investiga el objetivo de la reunión y prepárate antes de ir a ella. Piensa en algunas preguntas para hacer cuando sea oportuno y prepárate (sobre todo si eres el anfitrión de la reunión) por si te toca responder algunas preguntas.
  10. Objetivos claros para la reunión. Si tú eres el que convocó a la reunión es obligatorio que tengas objetivos claros y pertinentes para convocarla y además la habilidad necesaria para dirigirla de principio a fin sin que se salga de control. Si te cuesta mucho trabajo hacer esto puedes pedirle a alguno de tus compañeros que te re dirija si ve que te empiezas a distanciar del propósito de la junta.
  11. Cuida tu tono y volumen de voz. Habla lo suficientemente fuerte para que todos puedan escuchar con claridad lo que estás diciendo. Una manera de abrir o de empezar una junta puede ser dirigiendo algunas palabras significativas o emotivas de agradecimiento de que todos estén ahí.
  12. Cuida las reglas no escritas. Todos sabemos que es de mala educación interrumpir a alguien más mientras está hablando, pero en algunas reuniones te verás en la necesidad de tener que interrumpir a alguien para que no se salga de control la junta. Recuerda que no todos tienen que hablar, ni le tienes que ceder la palabra a todos los asistentes, ni pueden hablar por el tiempo que quieran. Estas reglas no escritas necesitas tenerlas en mente para que la junta no se salga de control.
  13. Apaga tu celular. Es imposible separarnos de nuestros celulares, pero durante una junta de trabajo haz todo lo posible por no parecer que mueres si no lo revisas continuamente. Antes de entrar a junta siléncialo y aléjalo de tu vista. Si necesitas contestar una llamada súper importante que no puedes ignorar, abandona la reunión para hacerlo y regresa lo más pronto posible.
  14. Sin comida. Muchos aprovechan las juntas para desayunar, echarse su sándwich o hasta su ensalada. Pero a menos de que se trate de una junta con lunch o una junta convocada con el objetivo de desayunar o comer, evita entrar a la reunión con comida. No importa si no te dio tiempo de desayunar antes de salir de tu casa: lo único que puedes hacer en una reunión es tomar café o agua.
  15. Pregunta oportunamente. No te guardes todos tus comentarios y preguntas para el final de la junta, hazlas en el momento adecuado. Es de muy mal gusto que justo cuando se terminó la reunión comiences a preguntar todas tus dudas justo cuando todo mundo se tiene que ir.

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